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电子邮件管理的广告素材指南

没有人进入创意游戏以获得管理员的快乐,然而我们大多数人最终花费更多时间来争论电子邮件而不是实际做任何创造性工作 - 或者至少,这就是感觉。

但是,有一些简单的技术可以驯服您的收件箱,特别是对于我们这些在创意行业工作的人来说,这些技术都旨在让您在Mail,Outlook或Gmail上花费更少的时间插画家CCPhotoshop CC和玛雅

我们不是在这里挥舞手指或从书中兜售一些意识形态的时间管理废话,也不是因为我们假设你已成功发送和接收电子邮件多年,我们的建议是'总是使用有意义的主题'pap填写了许多电子邮件管理指南;这些都是务实的,实用的技巧,通过多年内部和自由职业者的工作。

01.可以让电子邮件堆积起来

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你不需要全部回复......我们保证

管理电子邮件的秘诀在于,有时候不管理电子邮件是可以的。说真的:你可以做的最让人放心的事情之一是消除我们大多数人感到唠叨的内疚感,因为你收件箱上的未读数量会飙升。点了点头。相信你的直觉;如果你认为当你看到它到达时可以安全地忽略它,它可能是 - 如果不是,那么很可能会有人再次跟进。

你的工作是设计,而不是通信。 (虽然我们关注它,但我们中的许多人都会很好地关闭电脑和智能手机上未读的徽章;除非你在电子邮件上超级好,否则这个数字毫无意义。)你得到了我们的许可 - 我们的祝福 - 不回复您收到的每封电子邮件。

02.不要先检查你的电子邮件

当你第一次坐在办公桌前时,检查电子邮件的习惯,在你的新陈代谢当天快速晃动一桶咖啡因,对你的生产力来说是致命的,因为它完全可以理解。根据定义,你可以获得一大堆其他任务来添加到那个待办事项清单,而不是一些真正的工作并完成你的待办事项列表上的内容,而不是在昨天进行检查。在白天开始之前,他们可能会被他们所牵制。

将该电子邮件检查替换为另一种提供当天温和入口的仪式 - 检查Behance,半小时的无方向涂鸦,或者我们可以谦虚地建议看看Creative Bloq的新功能 - 然后做几个小时的创意甚至在打开电子邮件客户端之前工作。

03.不要将您的电子邮件用作待办事项列表

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提醒可能比已加星标的电子邮件更有用

很容易使用诸如标记电子邮件或将其标记为未读的技术来表示“我必须稍后处理”,但如果我们说实话,我们知道新电子邮件的无情洪流将很快将这些标记的消息从屏幕上推出并且然后你就会忘掉它。养成习惯而不是将到达收件箱的任务转移到实际的待办事项列表中。

如果Post-it卡在你的Mac上为你工作,那就把自己搞得一团糟,但也要调查应用程序 - 流行的包括Wunderlist,Todoist和OmniFocus,以及内置选项,如OS X / iOS上的Reminders - 因为这些可以帮助确定工作的优先顺序,在截止日期临近时告诉您,并重要提示您在特定时间或地点做工作。

04.对您的电子邮件进行颜色编码

colour code emails

在电子邮件中注入一些颜色

我们是视觉人,我们是创意人,所以一个可能引起共鸣的提示是颜色编码。 Outlook,Mail和几乎每个阳光下的邮件客户端都可以做到这一点,无论你使用哪个过程基本相同。基本上,您为传入邮件定义了一些规则,例如,来自特定客户端的电子邮件以蓝色突出显示,而包含主题行中特定单词的电子邮件变为橙色。这对于处理数十个客户的代理商或自由职业者来说尤其方便;它使您的收件箱可以浏览。

05.使用过滤等

您可以使用规则的另一件事是将电子邮件过滤到不同的文件夹中。现在,有些人坚持这一点,定义复杂和微妙的规则,以确保基本上什么都没有到达主要收件箱,但你不需要走那么远。考虑一下将一些最令人震惊的电子邮件发送到特定文件夹,以便更容易管理。

一个很好的例子是,如果您使用诸如问题跟踪软件之类的系统,只要分配任务就会自动发送电子邮件,将这些通知路由到特定文件夹不仅意味着您获得它们您的收件箱(使其更容易浏览),但意味着您必须留出时间去解析那里的内容。

Gmail使用标签而不是文件夹 - 您可以为每条消息应用多个 - 但效果是相同的。

另请注意,某些客户端(如OS X上的Mail)允许您定义所谓的智能邮箱;这些是根据您设置的条件动态更新文件夹,因此不是实际存在的消息移动对于文件夹,智能文件夹只是为您提供不同的临时视图或电子邮件分组。您也可以链接它们,这样您就可以为每个客户端创建一个智能文件夹,定义一个名为Clients的智能文件夹,显示来自任何客户端智能文件夹的所有邮件,以及另一个名为Client Assets的智能文件夹,其规则是'Message is in Mailbox :客户端和'包含附件' - 这一切使得更容易根除东西。

06.使用签名作为标准电子邮件

您可能经常发送类似的电子邮件 - 带发票的封面说明,新调试编辑的冷色调,或客户有关如何提交到FTP站点的说明,比如说 - 您可以节省时间或重新输入预设电子邮件。

这种很好的hacky方式,几乎可以在任何电子邮件客户端中使用,就是将这些样板电子邮件粘贴到不同的签名中(当然也包括你通常的签名)。现在,无论何时撰写电子邮件,无论是新鲜对话还是回复查询,您都可以选择适当的“签名”来重新填充电子邮件,然后进行调整以适应。最近,Gmail还添加了一项功能,其中显示了可能的响应,名为Smart Reply。您也可以尝试这一点,但请确保您正确阅读其建议的回复,而不是盲目地点击它们。

07.使用非工作时间对电子邮件进行分类

如果您是自雇人士或公司的管理层,那么在办公时间之外检查您的电子邮件的诱惑是巨大的。你知道吗?我们不会告诉你不要这样做 - 这是你的电话,我们理解。但是,作为一种平衡工作和生活的方式,你应该考虑使用这些冲动的检查只要作为一种分类电子邮件的方式。

我们的意思是:虽然你的伴侣可能,但是当你在家看电视时,我们不会打扰你看你的手机,但这样做只有一个目标:让你的早晨更轻松你明天真的上班了。

如果您必须在办公时间之外检查您的电子邮件,请使用该时间滑动并删除不相关的废话,重新路由不适合您的查询,并随时了解您明天将要发布的火灾。然而,至关重要的是,除非它毫不含糊地等不及现在不要把它们拿出来;等到你上班。

08.新的电子邮件通知并不邪恶

同样,大多数电子邮件管理文章都会告诉您关闭新的电子邮件通知,当然,我们明白他们正在做的事情。但是,如果且仅当您的电子邮件客户端的通知是可操作的 - 也就是说,通知本身允许您使用新电子邮件执行某些操作 - 并且您自律,不会将它们作为拖延的借口,他们可以一个伟大的分类工具。

只需从屏幕一角的通知到达就可以丢弃传入的垃圾(无需切换到Photoshop),这意味着当你最终切换到电子邮件时,你不必趟过垃圾,然后开火立即快速回复问题意味着项目可以更快地进展,并且您的收件箱不会被大量的小信件堵塞。

09.知道何时关闭电子邮件

然而,必然的结果是,如果你真的在这个区域 - 话语流动,设计精美,旋律唱歌 - 然后把自己从可以打破流动的任何东西中拉开。老实说,我们怀疑很多创意需要分散注意力的新颖性和刺激性将他们的思想放在一个可以为问题提出创造性解决方案的地方,但是一旦你在那里,一旦点击了所有东西,退出一切,甚至可以使用诸如焦点为了防止你偷偷摸摸地检查Facebook,锁上门,让缪斯带你。

10.接受两分钟的规则

好吧,所以我们承诺没有生活黑客的书籍废话,但是开创性的Getting Things Done哲学的核心原则之一适用于此:如果工作不到两分钟就可以完成,现在就去做。基本上,虽然这并不能免除您处理大型,困难的电子邮件,但如果您在收到邮件时快速回复简单的电子邮件,或者只是一点点生产力,您就会感觉不那么臃肿。

11.考虑迁移远离电子邮件

想想你使用电子邮件的是什么 - 并且想一想,实际上你可以放弃它,或者至少大大减少你花在使用它上面的时间。处理外部世界可能仍然是一个必要的恶魔,但如果80%的电子邮件流量与公司内部的人或一些选定的同事打交道,那么您最好调查其他选项,例如松弛,这可能比电子邮件更适合现代通信 - 然后您将花费更少的时间在电子邮件客户端前。

我们认为采用这些技术可以让你在双倍快速的时间内完成你喜欢的事情。

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