如何开展有效的会议

有关团队如何更好地协作的更多信息,请不要错过艾莉森考沃德,创始人托架和。的作者有效研讨会的袖珍指南, 在生成伦敦下周(9月20日至22日)。还有一些门票可用。

你可能对会议抱有一些不满。也许你有一个永久摆脱它们的计划。也许在大学期间,你构建了下一个杀手iApplication,它将获得你在整个职业生涯中永远不会坐在会议室里的巨大奖励。或者也许在你赢得屡获殊荣的客户网站之后,你就可以用“布兰妮斯皮尔斯”这个短语来游戏Altavista,你很有信心不久之后,皇室检查和演讲应该让你不必再次参加一个无聊的会议。

如果你倾向于这些人物角色的后者,你可能会因为丰富的经验而厌恶会议,看着它们会破坏生产力。会议可能耗时,成本高昂,而且经常被错误地召唤。聚集在一起是我们心灵的一个根深蒂固的部分,部分是基于恐惧,可以追溯到我们原始人类意识到如果我们作为一个团队一起工作,我们可以更好地对抗各种原始人类食用动物。我们今天所称的许多会议都属于这种类型,因此可能会感觉更像集体治疗而不是富有成效的讨论。

从逻辑上讲,我们应该从建造东西的时间中消除非生产性会议。但这样做的一个代价是我们失去了对我们正在建设的东西的集体意识和一致意见,以及为什么。虽然有些人认为这是一种协议的幻觉,但我们必须从某种协议开始,会议为我们提供了一个独特的机会,使这种幻想更接近现实。

它们是我们唯一可以应用各种人类交流方式的地方:口头(口语),视觉(书面文字和图像),以及身体(肢体语言)作为一个群体的问题。如果我们不重复这种共同理解,虽然可能存在缺陷,但我们保证误解,错过最后期限和孤立感。

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在Generate London,Alison Coward将解释如何创造良好的团队习惯

三种会议

会议分为三类,基于持续时间:

  • 快速会议解决一个简单的挑战或水平集合理解。它们可能需要5到20分钟左右,并且在结束前需要做出决定。
  • 商务会议探索一个有限的问题,可以持续一两个小时。它们可以导致决定或进一步澄清问题。
  • 时间越长,工作会议以开放的协作方式解决复杂问题和未知问题。这些持续两小时到几天,也被称为研讨会。成果包括决策,原型,战略方向,计划等。

通过记住每种会议类型的一些基本原则,您可以使它们更有效和更具吸引力,甚至可以在此过程中消除一些会议。

快速会议(30分钟或更短时间)

如果您需要做出小组决策,那么有一些工具可以在不召集会议的情况下衡量一个简单概念的共识。因此,在安排一个之前,问问自己电子邮件线程或使用在线调查是否足够。但是,如果您希望团队能够亲自表达自己的观点,那么短暂的会议会有一些明确的限制因素是您的最佳选择。

像这样的粘滞便笺活动KJ技术帮助小组确定优先事项而不涉及争论。让人们根据焦点问题写出自己的想法,而不是大声说出来,然后将它们发布在共享的观看空间中。通过这种方式,每个参与者都有机会审查该小组的全部思路,而不是对所说的最后一件事作出反应。它还可以平衡外向者和内向者之间的竞争环境。

A workshop employing the KJ method

采用KJ方法的车间

商务会议(1至2小时)

在这种情况下,会议是最有问题的。一个小时可能会对工作日造成严重破坏,破坏集中并分解生产时间段。在安排这种长度的会议时,请考虑将它们隔离到当天的某些部分,以尽量减少损害。尝试“没有会议区域:”完全消除商务会议的时间块。

在举行这样的会议时,对于五人或更多人,应该有指定的协调人。协调人引导参与者完成会议过程。一个好的促进者与领导者合作,为预期结果创造最佳议程。协调人正在与流程忍者会面:他们确保每个人都有平等的贡献机会,除了他们自己。

协调人不应该在讨论中提供原创意见。如果他们这样做,那些认为他们的观点与辅导员不同的参与者可以指责协调人设计过程。因此,选择无偏见的辅导员是件好事。如果无法做到这一点,那么进行讨论的人应该专注于确保每个人都被听到,而不是他们自己对问题的分析。

了解与会者的商业文化也是一个好主意。它是一群涂鸦者吗?让他们涂鸦思想。会计师?专注于数字。将会议内容和活动与手头的工作值对齐。如果您可以将问题翻译成他们的母语,那么您将提高参与度。

研讨会

研讨会是复杂的野兽,需要大量的提前规划,一个伟大的活动手册,以及星星和行星的对齐,以确保每个人都可用。无论您是在构建项目计划,原型还是新公司,我建议您记住以下一点。

当电视节目“迷失”中的角色开始穿越时间时,他们引入了“常数”的概念。 “常数”是角色试图记住的东西,通常是一个人的名字,以帮助你保持时间和空间的方向。

在长时间的研讨会中使用“常数”是一个强大的工具。当你想到这一天时,它可能就像墙上的一个问题一样简单,用大文字写成,每个人都可以看到它:

您现在正在做的事情将如何创造我们所寻求的变革?

或者它可能是一项活动:所有与会者可以在一天中累积的事情,只要他们休息一下:

每次听到自己喜欢的音符时,记下接下来六个月的界面设计或可用性改进目标,然后将其放在墙上。

拥有一个好的常数,无论是主题还是活动,都有助于将车间的组成部分联系在一起,给它一个很好的弧度。

出去见面

下次召开会议时,请尝试将会议目标与上述三种会议之一保持一致。你能想出一个方法来做出你需要在15分钟内做出的决定,还是一小时讨论更适合这个问题?

也许你应该开始参加研讨会,而不是花一个小时向每个人描述项目,以增加参与度。很好地设计您的会议,它们将会非常有效并且让您远离(不必要的)会议。

生成伦敦下周Alison Coward将探讨如何举办改善团队文化的大型研讨会。会议还将介绍原型设计,用户研究,用户体验策略,性能,网络动画,自适应界面,会话设计和更多负载。今天预定你的位置

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