指导项目管理的重要提示

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我在我们的业务中使用了两种强大的武器:放大镜和望远镜。作为一名项目经理,我眯着眼睛看着细节放大镜。作为一个拥有者,我凝视着我的望远镜,这样我就能看到我的方向,看看会发生什么。

这些角度很神奇。当我像许多人一样陷入项目管理时,我没有望远镜。我不明白盈利能力。我不明白收入模式。我不知道两个月的项目拖累会破坏一项业务。我知道项目需要管理,我做到了。

您的PM有能力指导您的项目并成为您公司的坚定舵

作为一个所有者学到的东西 - 在看到收入涌入然后看着工资和费用推出时干涸之后 - 是盈利能力和项目管理从根本上交织在一起。这是一个教训,它改变了我们开展业务的方式以及我们所做的业务。

获得项目管理的公司都知道这一点:您的公司与您运营的项目一样好。在一个相同的软件商店的世界里,经营你的项目的人是一个Ginsu的尖锐边缘劳动产品和愿景。他们巧妙地将稻草旋转成金。

称他们为项目经理,生产者,准产品经理,兼职Scrum大师或流程改造者,您的项目负责人是伪装的。他们偷偷地戴着其他帽子 - 一个狡猾的销售人员,一个客户服务代理的迷人帽子,一个教练的欢呼帽子。您的PM有能力指导您的项目并成为您公司的坚定舵。现在是时候揭示他们的精彩了。首先,让我们谈谈金钱。

Rachel Gertz loves teaching PM apprentices the role of projects in revenue and profitability

Rachel Gertz喜欢教PM项目学徒项目在收入和盈利方面的作用

代理商如何消费并赚钱

让我们来看看你的代理商如何花钱。对于大多数人来说,费用看起来像这样:

  • 工资表
  • 出租
  • 办公设备/电脑
  • 软件
  • 承包商

您的大部分费用都是可预测的月度模式。无论你每个月工作多少或多少,大约相同数量的面团流出公司银行账户。有人称这是你的出局费用或燃烧率。您的费用根据您添加的员工数量来衡量。

但是,对于大多数创意机构来说,收入是完全不同的。它因许多因素而异:

  • 该机构有多少客户
  • 这些客户项目的价格
  • 该机构的结算率
  • 它的结算频率
  • 项目通过该机构的速度有多快
  • 付款是否与里程碑挂钩或按时间间隔收费
  • 有多少客户是重复与全新的
  • 本赛季
  • 经济趋势和新技术取代旧的

对许多机构而言,收入不稳定是盛宴或饥荒。至关重要的是,贵公司了解工作在一年中的扩展和合同情况,这样您就可以保持健康的现金流并使收入与您的现金保持一致。

Brett Harned understands that PMs are the link between clients and teams

Brett Harned深知PM是客户与团队之间的纽带

将PM角色限制为管理时间表,预算和待办事项列表是一个错误。项目管理不是关于盒子检查 - 它涉及人:建立关系,促进有价值的沟通和协作,最重要的是,了解客户和团队的动机,制定适合每个人的项目路径。

它显示,当代理商优先考虑PM与团队和客户的关系时,并且不允许他们成为团队中的活跃成员。细节被遗漏,人们感到困惑,客户对该机构失去信心,因为他们发现预算与时间表和实际工作之间存在脱节。

它显示,当代理机构不允许PM成为其团队的活跃成员时

当PM深入参与时,事情会更顺利地发生。不仅预算,时间表和任务得到控制,人们公开,及时地沟通,详细记录,更好的团队合作意识,产品往往更强大。

PM可以通过精心管理细节,建立关系以及围绕项目细节支持透明沟通来保持项目的“轨道”。任何关于战略,范围,时间表甚至项目可能性的对话都需要PM。它们为项目的范围带来了理性的判断和清晰度,如果听起来很多,那就是。但是当PM工作做得好的时候,这很神奇。

喂饱饥荒

要经营一家盈利且可持续的商店,您需要保持资金流动。一种方法是尽快使用新的客户项目填充销售渠道。不过,这是一个代价高昂的过程。你冒着时间和精力登陆合适的客户,并且必须经常快速添加资源以便在干旱期间安排工作。

更糟糕的是,如果规模较小,要求较高的客户在一个小型或短期项目之后就会消失,那么您仍然需要花费相同的金额来设置和运行项目,此外您还需要在不久之后解雇您的新团队或承包商。这会给您的业务开发团队,现有员工带来负担,并使您的团队在入职方面花费大量成本。事实是,快速销售只能解决收入不一致的表面层面症状。

弥补饥荒的第二种方法是消除收入流。考虑一下您最不受重视和利用不足的商业资产:忠诚,勤奋的项目经理。

当然,项目经理会兼顾日历,扑灭火灾和洗牌任务。所有优秀的项目经理都可以说出时间,范围和预算的三角形,但是有一些好的项目经理可以改变你的业务(如果你的PM没有这样做,我们应该谈谈)。

您的客户服务代理

如果您的业务是“创造美好的体验”,并通过可以屏住呼吸的应用程序让您的客户惊叹,那么问问自己:与您合作的经历是否同样伟大?您的客户是否会爱上您并尊重您的流程,或者他们是否因为不信任您的项目团队而导致他们疯狂地回击?

我不能告诉你有多少公司与我合作过谁做了惊人的工作但遭遇了范围蔓延,管理不善的预期以及由此带来的收入不稳定的影响。优秀的项目经理带着专业客户服务代理的微笑。他们指导肘部队;项目关注与弓。 PM确保您的客户在项目期间的体验与销售人员在开始时销售的谎言一样好。

Avoid extending less profitable projects to prevent revenue gaps (left); Save money by balancing revenue and expenses (right)

避免延长利润较低的项目以防止收入差距(左图);通过平衡收入和支出来节省资金(右)

项目经理是主要的联系点,并设定项目的期望,基调和节奏。他们翻译团队的一时兴起,并反击那些伤害项目的请求。当你有一个巧妙的PM抑制冲突和控制期望时,你的客户会停留更长时间,按时付款,甚至可以推荐你额外的工作。

您的秘密业务开发人员

好公司喜欢范围蔓延 - 他们可以预见到它。否则,它会将您的项目超出预算并按计划拖动数周。为了解决问题,您的团队有两种选择。加班以适应额外的范围或吹制项目截止日期。第一个导致怨恨,过度劳累的团队和草率的可交付成果。第二个导致延迟付款,发烟的客户和旧项目碰撞新的或重叠他们。更多的同步项目为您和您的招聘部门创造了资源噩梦。更糟糕的是?您仍然需要向您的承包商支付您不会从客户那里获得的钱。

优秀的项目经理早餐吃范围蔓延。他们预测它,认识它,并知道如何将潜在的过剩转变为未来的阶段或特征,这意味着持续的收入和更可预测的资源。您的项目经理是自然的业务开发人员。看看这些惊人的壮举:

  • 将范围蔓延转化为未来的积压
  • 优先考虑当前客户的高价值或更高收益请求
  • 立即通知并向客户开具约定的范围变更
  • 与那些以您的方式推荐更多业务的客户建立透明,可信赖的关系

还记得讨厌的销售渠道吗?最简单的销售将始终是您现有的客户,您将这些当前项目转变为长期工作的越多,它们就越有价值。这意味着需要吸引更少的新客户。您可以在保持客户列表大小的同时实现盈利,并避免雇用或签约新面孔来完成工作的成本。哦,项目管理与销售同时进行。

Revenue flows in sporadically while expenses are often more cyclical

收入偶尔流动,而支出通常更具周期性

资源

使用正确的工具作为PM可能意味着明确的数据和黑暗中的猜测之间的差异。 Cushion是团队可用于跟踪项目收入的便利工具的一个示例。其他集成正在进行中。

Cushion helps you predict your target monthly and annual revenue by stacking project income visually.

Cushion通过直观地叠加项目收入,帮助您预测目标月度和年度收入。

你的专家算命先生

各机构经常试图承担腐烂的项目以应对现金流短缺。它们表面看起来很可爱,但焦油坑等着你。有时情况恰恰相反:各机构拒绝了平庸但却具有惊人潜力的项目。

您如何预测项目的未来?嗯,好消息:你们中间有甲骨文。没有人比你尖锐的PM更善于从哑弹中嗅出亲爱的项目。在该项目甚至滑过门之前,他们闻到了红旗。他们还可以提醒销售人员,以便在制定缓解策略以指导流程的同时,更好地使客户与公司的目标保持一致。

伟大的项目经理知道一个花费你少量的红旗和一个可以让你的项目和你的团队在财务上过分的红旗之间的区别。相信好运,让项目经理在他们开始之前嗅出项目轨道上的风险。

Louder Than Ten’s studio in Gastown, Vancouver Canada

Louder Than Ten在加拿大温哥华盖斯镇的工作室

精益流程,精益PM

这不是你做的那件事让你与众不同,你就是这样做的。总而言之,创意公司及其员工正面临着动荡的未来,因为技术和自动化会使他们最好的计划失败。没有更多时间用于长期项目文档和严格的规则。精益方法控制。客户希望透明度和参与度。他们想要实时了解他们花多少钱以及进步如何帮助他们实现目标。他们想要没有陷入繁文缛节的真实关系。你也是。

精益项目管理是节省代理时间和金钱的可靠方法

精益项目管理是节省代理时间和金钱的可靠方法。平滑,低障碍的流程使您可以优化系统,优先考虑生产流程,这意味着降低生产和项目转换的工作量。换句话说,您可以为一个项目收取相同的费用,因为他们坚持使用相同的方法,因为其他商店需要收取更少的费用和更少的资源。

更好的是:优秀的项目经理可以寻求提高效率,改进和简化流程,以及改进系统。在提高操作效率方面,他们拥有激光视觉。

Apprentices learn how to anticipate red flags before they derail their projects

学徒学习如何在他们的项目脱轨之前预测红旗

充分利用您的PM

摧毁我的一件事是商店说他们没有为项目经理的时间收费。没有伟大的PM,项目就会失败。因此,如果您想开始运行成功的项目,请将他们的工作计入客户。也不要把它作为一个项目。它们是该过程的基础,因此将PM纳入您的预算并为其提供合适的成分。

有效的项目经理能够塑造您的公司流程,提高您的收入,并平滑您的现金流 - 如果您愿意的话。以下是如何设置它们以取得成功:

01.您的业务目标

当项目经理了解贵公司的宏伟使命时,他们有能力帮助审核并使您正在进行的项目与公司目标保持一致。他们可以控制请求或客户行为,使您远离目标。项目越多,您获得类似工作的机会就越高,这将推动您的公司进一步发展。让您的团队参与目标设定过程并获得他们的支持是至关重要的。如果他们拥有这个过程,他们就可以开车。

02.如何赚钱

会议费用是多少?贵公司如何设定费率?优秀的项目经理知道。当他们了解您的收支平衡率以及您如何构建结算时,他们可以快速支持将红旗考虑在内的估算和准确的球场,然后通过审查研究和发现结果将其扩展为详细的基于概率的项目估算。优秀的PM可以向您展示当项目延迟一个月时您将获得的双重收益。他们通过支持让您保持正常运营和盈利的项目决策,为您节省大量资金。

03.您客户的目标

您的PM是您公司的核心;他们与每个决策者和项目成果挂钩。作为关键的联系点,他们必须了解客户的目标。了解客户的业务目标意味着您的项目经理可以将有效的变更转化为更有价值的客户,这可以为您带来更多价值。伟大的PM审查这些变化,以确保他们不会让你的公司远离其目标。令人惊讶的PM可以启发和协调利益相关者,从而实现这些目标。

04.金融节奏

当您的PM了解您的费用周期时,他们可以帮助设计更可预测的收入和现金流,并且可以更加可预测地安排项目。当您避免不稳定团队的增长和萎缩时,您就会与员工建立信任。人们更快乐,他们逗留更长时间,做更多伟大项目的工作。入职和招聘成本下降,专业发展预算有更多空间,这进一步加速了您的团队。

Your ideal client matrix is one where you take on projects that get you closer to your business goals without taking excessive risk

您理想的客户矩阵可以让您接受的项目可以让您更接近业务目标而不会承担过多的风险

那些保持灯亮的人

项目经理是网络行业的弱者。他们没有得到任何信任,他们过度劳累和低估,他们不断转移他们的团队和客户的压力,所以工作完成。令人震惊的是,大多数项目经理也无法访问或输入核心变量,这些变量使他们能够节省公司的时间和金钱:业务目标,收入和费用周期以及设置费率的方式。但也许这应该改变。可能需要一些培训才能让您的PM轻松连接收入点,但想想它会对您的公司产生多大影响。

最后,您的业务成功取决于项目的健康状况以及项目经理的熟练掌握。平均项目经理可以在公司内外推进项目。好的可以管理项目范围并可以预测其影响。太棒了?嗯,他们的价值超过他们的黄金重量。他们是真正保持灯光的人。

插画:马库斯淡淡

本文最初发表于 问题296。 在这里订阅。

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