更好地管理您的项目

永远不要忘记设计业务是一项业务。这意味着您需要考虑您的时间,跟踪您在项目上花费的时间,并确保为每次投入客户简报的投入计费。为什么这很重要?因为创意人员经常会发现自己会花费额外的时间来处理那些没有考虑到的项目。在繁忙的环境中,这会导致积压和瓶颈,如果不加以控制,会损害企业的声誉和底线。这同样适用于小型工作室和自由职业者居家办公- 如果您无法按时按预算交付,则不太可能再次被录用。知道何时工作,如何工作,以及谁在重要的事情上工作。但同样重要的是确保您的时间得到报酬。

同样,保持项目进入正轨并确保它们达到规定的截止日期不仅可以确保您获得报酬,还可以提高您的声誉。没有人雇用一个糟糕的水管工,即使他们用他们的报价削弱竞争。同样代表创意。做好工作,按时交付,你只会得到积极的建议。

这实际上是优秀项目管理的本质:处理客户简报和预算的客户团队之间的协同作用,以及在所有气瓶上开展的创意团队。所有这一切背后通常是一个机构的秘密行业武器:项目经理或交通管理者,他始终掌握一切。

那么顶级代理商和工作室如何管理这种协同效应呢? “对我来说,我想确保我了解他人的要求和期望,这样我就可以做同样的回报,”位于布里斯托尔的Six的工作室流量经理Kim Cox说道,他的客户名单包括苏格兰银行,劳埃德银行和哈利法克斯银行。

“在工作室和客户服务团队之间,我有大约30多人在任何时候都需要见面。因此,重要的是我要让每个人都更新并抵制过度承诺的诱惑。设定期望然后过度交付要好得多。灵活性也很关键 - 尽管我喜欢提前完成所有事情,但我必须做好准备并愿意随时改变一切。“

沟通是王道

沟通是成功项目管理的关键方面。顶级工作室和代理商可以通过多种方式确保参与项目的每个人都充分了解其所有要求。许多项目管理软件包,以及像Agile这样的方法 - 一个设置分段参数和截止日期的框架 - 很常见。但也不应忽视面对面的情况介绍。 “特别是在数字化团队中,我们每天早上9:30都会举行日常站立,”B&Friends先生的数字总监Rob Lowe解释说,他是一家拥有公国建筑协会,联合学生和BBC客户的机构。 “这让团队有机会与团队的其他成员讨论他们的工作量。确保每个人都理解他们的任务和对这些任务的责任是关键。“

有时,从这些会议中可以清楚地看出,为了增加专业技能或提供达到截止日期所需的资源,可能需要额外的一组手。 “我们合作的项目步伐,以及平衡一系列不同客户的需求,意味着灵活性和适应性对项目的成功至关重要,”Lowe解释道。 “同样,沟通对于确保资源可以根据需要重新分配至关重要。我们很幸运有一个非常好的自由职业者支持基础,我们也可以在必要时给他们打电话。“

超级技能组合

找到合适的人选也不仅仅是招聘,这是项目经理的秘密技能。 SomeOne的客户经理Locket Aebischer解释说:“不仅了解您的同事技能,还了解他们在工作之外的兴趣和激情,可以使其真正发挥其潜力,在可能的情况下,我们会尽量评估工作室有兴趣和能力,以了解哪个团队最适合每个简报。例如,如果我们得到一个体育品牌简介,我们会尝试将这个简介分配给体育爱好者,这意味着他们想要做这项工作,并且对这个项目更有热情和努力。“

灵活性意味着了解项目可能需要额外或专家帮助的阶段 - 然后安排它。 SomeOne的另一位客户经理Rosie Brennan解释说,了解团队的专业意味着公司可以在将人员转移到其他项目之前为特定的项目阶段提供动力:“我们让更多人参与项目的概念阶段,但一次选择的路线,我们精简,“她说。

“我们很幸运拥有一支拥有各种优势和能力的相当庞大的团队,因此我们尽可能地利用这些优势。例如,我们喜欢动画的资深设计师经常会从事需要动画的工作。“

软件方案

Stay on top of multiple tasks with management tools

使用管理工具掌握多项任务

跟踪多个项目的需求,支出和关键通信是专业项目管理软件和工具的用武之地.Slack迅速成为创意和开发驱动型企业的首选通信工具,能够创建消息线程并共享帮助和信息。

“我们使用项目管理软件Synergist,”Cox说。 “它涵盖了六个需求 - 从工作室预订到报价和财务报告。我觉得它很容易用于我需要的东西。当项目不断变化时,能够轻松切换和更改预订真的很有帮助。我也喜欢探索它生成的报告,并使用这些数据来改进我的工作方式。例如,我可以快速针对前几周,几个月甚至几年的项目运行时间报告,并使用这些信息来预测未来项目可能需要的工作室时间。“

然而,即使是最谨慎管理的项目也可能超支 - 无论是通过额外的客户需求还是生产延迟。在这些情况下,项目和交通管理人员进入他们自己,委托和重新部署资源,以“打击截止日期火灾”。但是,与以往一样,沟通仍然是关键。知道谁可以重新分配,其他项目延迟可能会产生连锁效应,而且 - 重要的是 - 延误可能会如何扰乱计划的预算和截止日期,这只是成功的一半。

恐慌预防

Redistribution of resources can keep you ahead of the game

资源的重新分配可以让您领先于游戏

“我们为很多客户提供每周状态报告,以帮助我们在进入'恐慌区'之前发现这些情况,”Brennan解释道。 “如果一个项目随着时间的推移而运行 - 而且我们很少 - 我们要么尝试与客户协商延期,要么我们全力以赴,以完成工作!我们在Slack上的“免费”频道在这种情况下也很方便 - 如果设计师有一段时间他们会让频道知道它并被抢购一空。使用收获和时间表意味着我们可以关注每个项目的预算和时间。“

“每个项目都有所不同,但从根本上讲,这与沟通有关,”考克斯表示赞同。 “我们非常擅长保持彼此更新,所以如果项目看起来像是超支,我们通常会注意到找到解决方案,最重要的是,通知我们的客户计划的任何变化。然后我的工作是找到所需的额外时间。我认为这就像玩俄罗斯方块一样 - 很多个人元素可以四处寻找最合适的东西。“

本文最初发表于计算机艺术杂志第260期。在这里购买。

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