如何运营更高效的工作室

繁忙的工作室只有在能够有效处理工作量的情况下才能取得成功,否则事情就会陷入崩溃:错过最后期限,预算浪费,客户流失。这就是资源管理至关重要的地方。

与...相关的特殊功能资源大师,我们访问了两个规模相似的伦敦机构,了解它们如何保持高效。 Locket Aebischer是高级客户经理有人和Dan Moore是联合创始人兼医学博士工作室输出

你如何跟踪谁在做什么?

Locket Aebischer:Google表格。现在,每个人都可以远程看到它,我们计划提前两到三周。客户经理在Slack上有一个关于项目的渠道,设计总监和创始人有另一个渠道,所以他们可以为我们提供新的业务。

丹摩尔:我们还有一个庞大的,笨重的,定制的Google表格,其中包括设计,策略,副本以及其他任何需要它的人。所有的常驻团队都在那里,还有自由职业者。项目是在一周内手动分配的,通常至少提前四周。项目总监每天都会查看,然后由制作人和设计总监更正式地查看,如果有一个音调或项目移动。

我们确保尽可能多的沟通,但您需要灵活,因为您永远不知道即将到来的是什么。我们的电子表格完成了这项工作,但它可以做得更好。

您目前的方法有多准确?

DM:我们需要更好地将项目的实际时间分配到资源的实际时间。通常,人们知道他们分配了资源,但也知道具体任务。四个小时意味着你必须在那段时间内完成x,y,z。

当我们第一次把它带入时,真正的挑战是人们理解时间必须在它的最后有一些东西 - 它不仅仅是在那里被看待。这是创意资源之间的平衡,理解的是什么,而不是用勺子喂一堆东西。

你希望人们掌握事物的所有权,但你也希望生产者能够控制这种程度。无论您使用什么工具都需要友好和易于使用,但也要确保听到每个人的声音。有些人想要进行微观管理,有些人想知道他们的一周是什么样子,然后继续使用它。

你如何避免项目之间的冲突?

LA:通常它很顺利。正如我所说,如果我们不在同一个房间,我们会谈论Slack,所以如果出现问题或存在重大问题,我们可以稍微改变一下。我们的客户通常都非常灵活和理解,所以如果我们需要更多时间,那就可以了。

自由职业者是否有效地融入您的系统?

DM:当我们让自由职业者进入时,通常会做一个特定的项目或任务,所以他们的时间更容易被资源淘汰 - 无论是专业还是溢出。偶尔,我们会让一个人像一对可以兼顾不同东西的人。

多年来,我们已经建立了三四个人,可以在此基础上为我们工作。这就像有一个家庭成员回来;他们直接进入它,并知道一切都在哪里。我们只是确保他们知道他们在我们每天两次的站立中做了什么。

LA:很多我们的自由职业者都是由工作室的设计师推荐的。他们不一定带有时间表,或者机构可能给他们的东西。我们还有另一张Google表格,用于说明何时可用。但是,如果我们确实有自由职业者,那通常是针对特定项目,所以我们确切地知道他们花了多少时间。

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Studio Output的AutoTrader重塑版运行'半敏捷'

你如何回应不可预见的问题?

DM:你必须敏捷才能保持业务,但关键是要尽可能少的未知数。如果事情从木制品中跳出来,通常是因为沟通问题 - 无论是内部还是客户。

有时它会达到你必须说'不'或以更强的方式处理它的程度,但这种情况很少见。独立意味着如果我们需要,我们可以沿着这条路走下去,但我们为自己的良好沟通感到自豪。当与健康或天气有关的无法预料的事情发生时,我们有一个足够紧密的团队,每个人都知道发生了什么。人们投入。

LA:我们很敏捷。如果有人免费,或者他们的项目有点安静下来,他们会在Slack上提及它,而其他人则把它们搞砸了。

员工倦怠是否有危险?

DM:这总是一种危险,但我们试图营造一个人们在合同时间内努力工作的环境。他们有了生命,第二天又回来了。这并不总是可能的;有时候工作比资源更多。有些项目,每个人都想把时间用在;对于其他人来说,他们需要因为某些原因而不能解决问题。一般来说,这是一个很好的平衡。

在项目方面,周末做事很少见 - 可能会发生在事件或拍摄中,但我们确保团队很乐意这样做,而且对于休假来说是透明的。

有些时候人们会进入倦怠阶段。这往往是因为他们已经低头并试图处理它,而不是分享它。我们不得不进去说:“看,我们来谈谈这件事。让我们解决这个问题。“如果发生这种情况,那就在我肩上。

LA:加班通常不是一个大问题,但我们刚刚在两个月内完成了一本600页的书,这很疯狂。肯定有一些深夜Deliveroos。通常我们擅长提前绘制足够的东西,以便我们的时间表相当容易管理。

当你在全球项目上工作时,时区是否会成为挑战?

LA:我们的国际客户了解我们在伦敦,所以大多数情况下都很好。如果真的很紧急,需要在我们的时区外完成,我们的悉尼办事处可以帮助我们。偶尔会有人迟到,但我们会尽量避免。

Part of SomeOne’s branding for the London 2017 World Para Athletics Championships

SomeOne为2017年伦敦世界田径锦标赛冠军的一部分

你们都花了一些时间在Resource Guru上。到目前为止你是如何找到它的?

DM:方法类似:您在时间轴上绘制项目。但是肯定会节省时间,而且会变得有趣。我喜欢拖放和排队工作的方式 - 这是我们必须在Google文档上手动完成的工作。

我认为报告工具对我们来说是最有趣的。我喜欢它如何更加关注如何将资源传达给做这项工作的人;例如,每个人拥有仪表板感觉更加个性化。有些人可以用勺子喂食,有些人想要相反的,有这样的东西,有可见性是非常有用的。

LA:是的,它非常容易使用。能够对人们绘制实际时间是很棒的,因为在我们当前的Google表格中,我们只有“早晨”和“下午”。使用Resource Guru,您可以更准确地在一天中进行绘图,这对于安排会议等非常有帮助。

您认为资源大师的哪些功能可以使您的工作室受益最多?

LA:我认为能够比一到两周更进一步看到它真的很有用,所以我们可以在最大项目的截止日期之前,看看人们何时必须对它们进行研究。目前我们只提前一两周做这件事,这可能会让人难以看清大局。感觉在一个地方看到会议和截止日期是一个真正的改进,而不是必须检查栏上的多个日历和标签。

DM:每日电子邮件更新是一个特别好的主意。这是我们多年来试图手动完成的事情,它刚刚被取消了。

一旦有了一些项目数据,我就会热衷于更详细地探索报告工具。我们作为一个代理机构越大,每个人的工作就越少。我们需要从全局视角审查事物,因此将它们全部放在触手可及的位置是有用的。我认为这样的工具很有用 - 它们可以让您实时了解正在发生的事情。

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