如何组织会议

How to organize a conference - start

这是最好的开始......

所以你想组织一次会议?太棒了!说实话,组织会议是回馈您的行业,社区和您自己的好方法。这是一个让人们聚在一起的机会。如果你不知道如何联网,运行自己的活动可以是一个很好的交换机会凸版名片在你的领域和其他领域的其他人。

但是,组织一次成功的会议需要什么呢?这有多难?而且,最重要的是,你从哪里开始?

以下是我用来组织的七个步骤独立开发者,2016年9月在田纳西州纳什维尔举行的会议。

01.找一个共同组织者

How to organize a conference - co-organizer

合作对于开展良好的会议至关重要

虽然有可能,但我不建议您自己组织会议。请记住,会议是人们联网的一种方式。如果你在一个房间 - 一个人 - 试图决定如何最好地将人们聚集在一起,你已经开始了一个糟糕的开始。

协作是关键!只是让另外一个人来帮助做出决定,帮助完成管理任务,并且老实说,在那里获得道义上的支持,这还有很长的路要走。

在Indie DevStock的案例中,我征求了一些值得信赖的朋友的帮助;进出开发人员/设计师社区。

联系您所在社区的其他人;问朋友们;问家人;分享经验,让它变得难忘。

02.选择一个主题

How to organize a conference - theme

Indie DevStock的首次活动有一个明确的主题

你不会认为这一步很重要,但确实如此。它是将您的会议聚集在一起的“粘合剂”。但是,不要过分强调它;它不需要复杂。事实上,如果不是,那就更好了。

在决定您的主题时,需要考虑以下几点:

  • 谁是您的目标受众?
  • 你的消息是什么?
  • 您希望与会者退出会议的内容是什么?

意思是,它们对它们有什么影响?

一旦你知道了这些问题的答案,决定主题变得容易多了。

我们的Indie DevStock主题是“我们都疯了”,这是回答这些问题的结果。看一看:

  • 谁是您的目标受众?主要是那些目前是独立开发者和设计师的人,或者正在考虑“成为独立开发者”的人。
  • 你的消息是什么?每个希望以独立生活方式谋求生活的人都能做到 - 无论看起来多么“疯狂”。有时候,你只需要拥抱疯狂。
  • 您希望您的与会者从中获得什么?这对他们有什么影响?首先,我们希望我们的与会者能够在社区内获得乐趣并建立新的持久联系。我们也希望他们带着一种赋予权力的感觉走开,他们也可以成为一个独立的人。最后,我们计划了一些技术会议,以帮助他们提高技能 - 没有这些技能,成功就更难实现。

一旦你知道了这些问题的答案,你就能够决定你的主题,并且你将能够举办一个有凝聚力的会议。

03.寻找场地并设定日期

How to organize a conference - venue

获得正确的活动位置是成功的一半

地点。地点。地点。您可能已经听说过之前使用过的术语。那是因为位置是所以重要。

虽然有无数的理由找到合适的位置(并选择正确的日期),但有三个最突出。您的场地应该是:

  • 易于访问它离机场很近吗?容易找到?你的活动会下雪吗?旅行会有多难?
  • 经济实惠一个酒店房间的外地参加者需要多少钱?停车费怎么样?
  • 在活动之外提供其他景点您的与会者在休息时和/或活动结束后会做些什么?那段时间的天气状况如何?

即使您的会议是为期一天的活动,地点也很重要。请记住,这不仅仅是扬声器和网络;这是关于整个体验。食物味道如何?你还干了什么?你去过这座城市时有没有看到任何“景点”?这些只是与会者会记住和谈论的一些事情。如果你想让他们玩得开心,那就不仅仅是一个会议。

注意:关于日期的一个词。如果可能,请了解您所在行业的其他会议何时发生。最好避免安排会议过于接近可能涵盖相同主题的会议。

04.决定发言者

通过您的主题设置和预订场地,您现在可以开始招募演讲者了。

招募发言人基本上有两种方式:

  • 邀请你想要的人
  • 打开电话(又称打电话)

对于Indie DevStock,我们的发言人被邀请和选择我们的公开电话。我们知道有一些我们绝对想要的扬声器,所以我们联系了他们。有拒绝吗?当然。这是整个过程的一部分。但是不要让那些让你灰心。

我们也知道那里有我们不知道的发言人。我们把这个电话打开了,并且收到了很多很棒的意见。

发言人补偿怎么样?这是个好问题。预计至少可以支付住宿费用和会议门票费用。如果您的预算允许,覆盖演讲者的旅行费用是理想的。

无论您做出何种决定,都应将您的决定清楚地告知您的发言由于沟通失败,没有比误解更糟的了。

05.安全赞助商

如果你决定要赞助,那没关系。但请记住,这不是为您的活动赚钱 - 这不仅仅是出售广告空间;它是关于找到一个个人或团体,您可以与他们,您和您的与会者建立更深入,持久的关系。

选择赞助商时,请记住与会者。尝试找到一个很好的匹配。例如,您不会联系狗食公司来赞助您的开发者大会。好吧,我想,除非你的主题与狗有关。

此外,提供您的潜在的赞助商基础知识。告诉他们有关活动的信息,谁将参加活动以及赞助活动中包含的内容。

记住,这都是关于沟通的。

06.建立票务系统

到目前为止,门票销售是组织会议最紧张的部分之一。您需要决定允许退款和/或转账的金额,金额,金额,接受的付款方式......以及清单的继续。

How to organize a conference - ticketing

Eventbrite是一个值得信赖的票务平台,但也有其他平台

我们想要一些易于使用且易于维护的东西。我们查看了几个不同的选项,包括从我们自己的网站出售门票。最终,我们决定一起去Eventbrite在线上售票

Eventbrite是一个自助售票平台。在Eventbrite提供的众多功能中,您可以添加多种故障单类型,设置销售的开始和结束日期,提供折扣并跟踪与会者。

Eventbrite的另一个重要功能是能够设置事件页面。我们成立了独立开发者活动页面在几分钟内。如果您不是网站管理员,请不要担心。 Eventbrite的活动页面管理器易于使用,它们的支持非常棒。

07.推销您的活动

How to organize a conference - marketing

有无数种方法可以传达信息

哇!你快到了。你有你的帮助者,你的主题,你的场地,你的发言人,你的赞助商和卖票的方式。现在,您只需要与会者!

营销您的活动很重要。人们不仅仅是出现。如果你是会议区的新朋友,人们可能甚至都不知道你的活动正在发生。

以下是一些有助于宣传的提示:

  • 发布时事通讯,不要对此感到“垃圾”
  • 在社交媒体上分享活动
  • 请您的赞助商在社交媒体上分享活动
  • 让您的发言人发表关于它的博客
  • 发布在其他网站上,比如LanyrdLinkedIn

关于营销的另一个重要提示是让潜在的参与者知道他们参加的时候会发生什么 - “你为什么要去”这样的信息。有这么多会议可供选择,他们为什么要去你的?他们为什么要花这笔钱?是什么让你的会议与众不同?

在今天的经济中,人们对花钱更有良知。如果你想让他们参加你的活动,给他们一个理由并参考您的主题。

就是这样了!这是我们用来组织的七个步骤独立开发者。如果您有任何其他提示,请随时在评论中分享。

注意:虽然我们的会议还没有发生,但我们充满希望和乐观,它将取得成功。嘿,如果不出意外的话,我们计划在周末度过一个愉快的假期。谁知道......也许我们会在那里见到你:田纳西州纳什维尔,2016年9月16日至17日盖洛德奥普里兰度假村和会议中心

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